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Signer mon premier document en ligne

Dans cet article, vous allez apprendre à signer un document en ligne soumis par votre employeur. Si vous rencontrez le moindre problème pour signer un document, contactez-nous en cliquant ici.

Votre employeur vous propose de signer en ligne des documents RH tels que des contrats ou des avenants en toute sécurité et simplicité.

Pour signer un document il vous faut : 

  • un accès à vos emails

  • votre téléphone portable (numéro que vous avez déclaré à votre employeur) à proximité pour recevoir un code de signature par SMS

Pour chaque document à signer vous recevez un email contenant : 

  • la description courte du document (est-ce un contrat, une lettre d’engagement, avenant...)

  • la date limite à laquelle vous devez signer le document

un lien vous permettant de consulter le document et de choisir de le signer ou non

Screenshot_email_d_invitation_pr_signature.png
Si votre employeur utilise l’option de notification par SMS, vous êtes également prévenu(e) par SMS :
Screenshot_texto.png
Une fois cliqué sur le lien contenu dans l’e-mail d’invitation, vous êtes dirigé(e) sur cette page :
 
Screenshot_code_d_acc_s.png

Simultanément, un nouveau SMS vous a été envoyé :

code_dacces.png

A noter : ce code vous permet d’accéder au document pas de le signer.

Renseignez ce code dans le champ « code d’accès » puis acceptez les conditions d’utilisation du service de signature de PeopleDoc comme ci-dessous:

Remplir_le_code_dacces_pr_acceder_au_doc.png

Ce code est valable pour un temps limité. Si vous essayez de valider la page et que votre code d’accès a déjà expiré, un nouveau code vous sera envoyé automatiquement sans aucune demande de votre part.

A noter : Il est également possible pour le signataire de recevoir son code par message vocal.

Renseignez ce nouveau code puis cliquez sur « valider ». 

Vous accédez ensuite au document à signer. Vous pouvez prendre connaissance du document et le signer dans la foulée ou bien quitter le guichet et revenir plus tard pour le signer. Si vous dépassez le délai de signature, le document n'aura pas été signé et il ne sera plus accessible pour consultation.

La procédure de la signature peut différer en fonction du type de signature choisie par votre employeur :

 

Keynectis

Vous accédez au document à signer. La date limite à laquelle vous devez signer le document est indiqué en dessous du titre du document comme ci-dessous:

Titre_du_doc.png

Vous pouvez d'ici cette date prendre votre temps pour lire le document avant de le signer. Si vous dépassez la date de signature, le document n'aura pas été signé et il ne sera plus accessible pour consultation.

Pour prévisualiser en ligne votre document, vous disposez d'une vue par page et d'un zoom:

previeweuse.png

Une fois que vous avez pris connaissance du document, vous pouvez:

  •  Signer le document en cochant la cage « J’ai pris connaissance du document et souhaite le signer »
  • Refuser de signer le document en cliquant sur le lien en rouge "Refuser de signer ce document"
pdre_connaissance_du_doc_avt_signature.png
Si vous décidez de refuser le document une fenêtre s’ouvre vous demandant d'expliquer les raisons de ce refus.

refus_de_signature.png

A noter: vous devez obligatoirement expliquer votre refus de signer pour que l'information soit transmise à votre employeur.

refus_de_signtaure_confirm_.png

Si vous avez refusé de signer, un email de confirmation est envoyé sur votre adresse email pour vous notifiez de votre choix.

 

Opentrust

Vous accédez au document à signer. Le nom et le type de document ainsi que la date limite à laquelle il doit être signé sont indiqués en dessous du titre du document.

Une fois que vous avez pris connaissance du document, vous pouvez :

  • Signer le document en cochant la case « J’ai pris connaissance du document et souhaite le signer » (1) et en cliquant sur le bouton « Je signe le document » (2).
  • Refuser de signer le document en cliquant sur le lien en rouge « Refuser de signer le document » (3).
 
 
 

Docusign

Vous devez accepter les conditions générales d’utilisation du service de signature (1) pour accéder au document (2).

Il est aussi possible de :

  1. Signer le document plus tard.
  2. D’imprimer le document pour le signer manuellement.
  3. Refuser de signer le document.

Si vous avez décidé de signer le document immédiatement, il vous est alors proposé de personnaliser votre signature et son emplacement dans le document. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur « Signature » dans le menu situé à gauche du document. 

Vous devez choisir l’emplacement de votre signature sur le document en cliquant ou en la déplaçant avec votre souris dans la partie du document où vous voudriez mettre votre signature. Puis il vous est proposé de sélectionner un style pour votre signature (1) ou la dessiner vous-même (2).

Une fois validé, vous pouvez ensuite changer la taille et la position de votre signature en la déplaçant et l’agrandissant avec la souris.

Pour finaliser le processus de signature, il vous suffit de cliquer sur « Terminer ».

 

  • Signature d’un modèle avec Docusign

La signature d’un modèle avec Docusign est un mode de signature avancé qui permet de remplir un document avant de le signer.

Le signataire est guidé dans les champs à remplir dans le document (1). Les indices de remplissage (s’ils ont été ajoutés lors de la création du modèle) apparaissent lors du remplissage du champ (2).

Certains champs sont obligatoires à remplir et sont soulignés en rouge (3). Le document ne peut pas être signé sans leur remplissage.

Le signataire peut remplir les champs non obligatoires s’il le souhaite (4). Si ces champs restent vides, le document peut être néanmoins signé. 

Certains champs, comme la date de signature, sont remplis automatiquement (5).

A noter : contrairement à la signature « simple » le signataire ne peut pas choisir l’emplacement des champs dans le document.

Une fois tous les champs obligatoires remplis, le signataire peut cliquer sur le bouton

 

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